Een van uw werknemers functioneert niet goed. Of niet meer. Dat komt in ieder bedrijf wel eens voor. De oorzaken hiervan kunnen verschillend zijn. Het kan zijn dat de werknemer simpelweg niet brengt wat u had afgesproken. Maar het disfunctioneren kan ook verband houden met bepaalde karaktereigenschappen van de werknemer, met wijzigingen in werkzaamheden die hij niet kan bijbenen of met omstandigheden in de privésfeer. In veel gevallen zult u dit samen kunnen oplossen. Maar soms is dit niet mogelijk en wilt u de arbeidsovereenkomst beëindigen.
Ontslag wegens disfunctioneren
We spreken dan van een ‘ontslag wegens disfunctioneren’. Disfunctioneren is een van de ontslaggronden uit art. 7:669 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Om een werknemer op deze grond te kunnen ontslaan moet u een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter. Een kantonrechter zal hier alleen toe overgaan als:
- U de werknemer tijdig van het disfunctioneren in kennis hebt gesteld.
- U de werknemer voldoende gelegenheid heeft gegeven om het functioneren te verbeteren.
- Het disfunctioneren niet het gevolg is van ziekte of gebreken van de werknemer.
- Het disfunctioneren niet het gevolg is van onvoldoende zorg van uw kant voor scholing en de arbeidsomstandigheden van de werknemer.
Daarnaast zult u uiteraard moeten kunnen onderbouwen dat de werknemer niet functioneert. Om te zorgen dat u een volledig ontslagdossier aan de kantonrechter kunt overleggen, hebben wij een stappenplan voor u opgesteld.
Vooraf: de basis op orde
Maar eerst even kort terug naar de basis. Als u een werknemer wilt kunnen afrekenen op zijn functioneren, is het wel van belang dat hij weet wat er van hem verwacht wordt. Daarom is het belangrijk om bij indiensttreding van iedere werknemer de functievereisten vast te leggen in een functiebeschrijving. In die functiebeschrijving neemt u een duidelijke en objectieve beschrijving op van taken, verantwoordelijkheden en competenties. Deze functieomschrijving neemt u ook op in het personeelsdossier.
Heeft u voor deze werknemer nog geen functiebeschrijving? Zorg daar dan eerst voor, en volg daarna de stappen uit het stappenplan.
Stappenplan bij disfunctioneren
Stap 1: Spreek de werknemer er tijdig op aan
Zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Als een werknemer niet goed functioneert, spreek hem daar dan tijdig op aan. Dit kan binnen de reguliere gesprekscyclus (functionerings- en beoordelingsgesprekken), maar ook daarbuiten. Geef concrete voorbeelden van het disfunctioneren en stel de werknemer in de gelegenheid om op de kritiek te reageren. Vergeet geen gespreksverslagen van deze gesprekken te maken. Zorg ook dat u eventuele voorbeelden en/of klachten van collega’s en klanten op schrift hebt.
Stap 2: Stel een verbeterplan op
Stel vervolgens een duidelijk verbeterplan op, met (in tijd) haalbare, concrete en meetbare doelen. Het uitgangspunt hierbij is de functiebeschrijving. Is de functiebeschrijving niet meer actueel? Neem dan een aanvulling op in het verbeterplan.
De duur van een verbetertraject ligt meestal tussen de 3 en 6 maanden, maar hangt ook af van de omstandigheden van het geval. Denk hierbij aan de aard, inhoud en het niveau van de functie, de duur van het dienstverband, de pogingen die in het verleden al zijn ondernomen om het functioneren te verbeteren en de duur van het disfunctioneren.
Benoem in dit plan ook wat u als werkgever gaat doen om de werknemer te helpen (scholing, coaching, begeleiding, etc.). Vraag ook aan de werknemer wat hij denkt nodig te hebben om het functioneren te verbeteren. Het is goed om te weten dat hierbij van grotere werkgevers een grotere inspanning wordt gevraagd dan van kleinere werkgevers.
Staat het verbeterplan op papier? Vraag uw medewerker dan om een reactie (en leg deze vast), commitment en vraag hem het verbeterplan te tekenen. Vergeet ook niet om de werknemer (schriftelijk) te waarschuwen dat u over zult gaan tot ontslag als de gewenste verbetering uitblijft.
Stap 3: Evalueer tussentijds en houd alles bij in het dossier
Zorg vervolgens dat u het functioneren en de vorderingen tussentijds (minimaal 2 keer per maand) samen met de werknemer evalueert. Leg de resultaten (ook de goede) en eventueel bijgestelde actiepunten ook steeds weer schriftelijk vast.
Stap 4: Onderzoek of herplaatsing mogelijk is
Het doel van stap 1 tot en met 3 is uiteraard om tot verbetering van het functioneren te komen. Blijft die verbetering uit? Dan moet u – voordat u kunt overgaan tot ontslag- aantoonbaar onderzoeken of u de werknemer binnen een redelijke termijn binnen uw bedrijf (of de groep) kunt herplaatsen in een passende functie. Is dat niet het geval? Dan kunt u overgaan tot ontslag.
Stap 5: Ontslag – vaststellingsovereenkomst of ontbindingsverzoek
Als u deze stappen doorloopt, kunt u de kantonrechter een sterk dossier presenteren. Maar met een dergelijk sterk dossier verdient het aanbeveling om ook te kijken of u met de werknemer tot een ontslag met wederzijds goedvinden kunt komen.
Contact met Keizersgracht Ray
Ontslag wegens disfunctioneren is complex en vraagt van u als werkgever de nodige inspanningen. Heeft u hier vragen over? Of wilt u dat wij in een concreet geval met u meekijken? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen u graag!
